Yrityksen kriisinkestävyys syntyy varautumisesta

Yrityksissä varautuminen tehdään pääosin normaalioloissa. Tavoitteena on varmistaa, että toiminta toimii arjessa, mutta samalla huomioidaan myös poikkeustilanteet. Varautuminen alkaa riskien tunnistamisesta. Yrityksissä kartoitetaan esimerkiksi toimitusketjuja, alihankkijoita ja logistiikkaa sekä arvioidaan, miten erilaiset häiriöt vaikuttaisivat omaan toimintaan.

Lisäksi tarkastellaan myös turvallisuutta. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kulunvalvontaa, kameravalvontaa, kyberturvallisuutta sekä erilaisiin huijauksiin varautumista.

– Huoltovarmuuden kannalta kriittisten yritysten, kuten energia-alan yritysten, varautumisesta voivat kaikki yritykset ottaa mallia, sillä varautumisen perusperiaatteet ovat samoja kaikille, kertoo Kati Takala, Energiateollisuus ry:n valmiuspäällikkö.

Elinkeinoelämän keskusliiton verkkosivujen yritysturvallisuusmallia voi hyödyntää riskien tunnistamisen tukena sekä yrityksen toiminnan jatkuvuuden, turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa. Huoltovarmuuskeskuksen sivuilta löytyy myös oppaat sähköpulatilanteisiin, varavoiman käyttöön ja fyysiseen suojautumiseen.

Varautuminen on henkilöstökysymys

Pitkittyneissä häiriötilanteissa myös henkilöstön jaksaminen ja toimintakyky nousevat keskeisiksi. Selkeät ja harjoitellut suunnitelmat tehtävistä ja varahenkilöistä tukevat toimintaa häiriötilanteissa.

– Yrityksissä on alettu kiinnittää enemmän huomiota työntekijöiden kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin ja tukemiseen pitkittyneissä kriisitilanteissa, kertoo Takala.

Samalla korostuu työntekijöiden oma varautuminen.

– Jos ihmiset pärjäävät kotona esimerkiksi 72 tunnin häiriötilanteessa, se helpottaa myös yritysten ja viranomaisten toimintaa kriisin aikana, sanoo Sirpa Leino, Energiateollisuus ry:n valmiuspäällikkö.

– Kaikkia yrityksiä yhdistää ajatus siitä, että ennakolta huolellisesti suunnitellut perustoiminnot tukevat häiriötilanteista selviytymistä, Takala muistuttaa.

Yrityksen varautumisen muistilista

1. Riskien arviointi ja hallinta

• Laadi riskianalyysi mahdollisista uhkista ja niiden vaikutuksista yritykseen.

• Arvioi kunkin riskin todennäköisyys ja vaikutukset liiketoimintaan.

2. Jatkuvuussuunnitelmat (Business Continuity Plans)

• Toiminnan jatkuvuussuunnitelma: Ohjeet siitä, miten kriittiset toiminnot pidetään käynnissä poikkeustilanteissa.

• Viestintäsuunnitelma: Määritä, miten tiedotetaan henkilöstölle, asiakkaille ja muille sidosryhmille kriisitilanteissa.

3. Henkilöstön varautuminen

• Kouluta työntekijät säännöllisesti kriisitilanteiden varalta.

• Varmista varahenkilöstö ja sijaisjärjestelyt avaintehtävissä.

• Selvitä mahdollisuus työntekijöiden varaamiseen kriisiajan organisaatiota varten.

4. Teknologinen varautuminen 

• Huolehdi tietoturvasta ja kyberhyökkäysten torjunnasta.

• Varmista, että yrityksen tiedot on varmuuskopioitu turvallisesti.

• Käytä useampaa teleoperaattoria, jotta varayhteys toimii häiriötilanteessa.

5. Logistiikka ja toimitusketju

• Selvitä, kuinka toimitusketju voi toimia poikkeusoloissa.

• Pidä vaihtoehtoiset toimittajat varalla häiriötilanteiden varalta.

6. Taloudellinen varautuminen

• Pidä riittävä kassavaranto liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi.

• Varmista, että vakuutukset kattavat poikkeusoloista aiheutuvat tappiot.

• Hyödynnä useampaa pankkia maksuliikenteen häiriöiden varalta.

7. Tilojen ja infrastruktuurin varautuminen

• Huolehdi toimitilojen turvallisuudesta ja toimintakyvystä kriisitilanteissa.

• Varaa varageneraattorit tai varavirtalähteet kriittisiin toimintoihin.

• Pidä yllä riittävä polttoainevarasto työntekijöiden liikkumisen varmistamiseksi.

8. Harjoitukset ja testaukset

• Toteuta säännöllisiä harjoituksia, joissa testataan jatkuvuussuunnitelmien toimivuutta.

• Analysoi harjoitusten tulokset ja päivitä suunnitelmat havaittujen puutteiden perusteella

Muistilistan on koonnut Etelä-Savon Yrittäjät

Harjoitus tekee mestarin varautumisessa

Harjoittelu on keskeinen osa varautumista, sillä se mahdollistaa suunnitelmien testaamisen ja kehittämisen käytännön tasolla ennen todellisten häiriötilanteiden ilmenemistä. Kaikki yritykset voivat kehittää varautumistaan harjoitusten avulla. Huoltovarmuuskeskuksen Häiriöhyrrän avulla voi tehdä omaehtoista harjoittelua. Lataa häiriöhyrrä käyttöösi täältä.

Teksti: Adato Energia

Kuva: Unsplash